活動策劃落地執行場地相關問題答疑綜合
發表于：2018/6/13 14:30:27來源：瀏覽次在活動策劃落地執中，會出現各種各樣的一些問題，本文由活動策劃公司根據現場總結出一些問題以及答案，可以借鑒。
問: 什么時候使用場地?
答:要非常清楚使用場地的確切時間并確保在合同里注明，以免以后產生誤解。要記住，現在與你合作的人以后不一定在場，在活動策劃過程中，你可能會依次和銷售部到業務部再到活動現場的工作人員一一打交道，因此，活動進程中的每一步都要落實成書面文字。
問: 安裝設備的時間是否夠用?
答: 如果你需要的設備安裝時間遠遠多于場所提供的時間，那么可以將活動中餐飲的收入作為協商砝碼，來換取延長安裝時間方面的實惠。記住，雖然他們從你的活動中獲益，但要求他們為你的活動而延長停業時間，就會使他們損失餐飲方面的收入。如果有額外補償，他們或許會允許延長安裝時間。除了解安裝的要求外，還要知道在搬運設備、安裝、排練時，活動場地還有哪些安排。這些都會影響到你的時間安排。
某舉辦新車發布會的場地，將新車搬入活動會場的必經之地卻被另一個活動預訂了。為此，我們的活動只好改到了另一個可以保留24小時的房間，而這個房間是否便于汽車進出非常關鍵( 因為門需要足夠寬)。這一關鍵的物流需求在簽訂合同之前就要弄清楚，不要等到活動當天再去落實。
確保在合同中列出你需要使用會場的具體時間，并約定在你之前的活動結束后，對會場進行清理，并使其恢復到事先商定好的狀態。
問: 場地原有家具或固定設施需要搬走嗎?
答: 尋找活動場地時，不要局限于其家具或國定設施。多數場地都同意將家具或設施搬出去存放在他處，以便接待更多的客人比如吊燈，有可能與裝飾的主題不符，影響音像設備或者燈光設備的使用。在合同中詳盡地列出需要搬走的家具以及你將會承擔的費用。
問: 搬運家具需要額外開銷嗎?
答: 請員工搬運家具和設施，除去工會的費用(如工作餐費、起價量等)之外，還要支付其他費用。如果場地沒有儲物空間，就要用貨車來存放不需要的家具和設施一整夜或者更長的時間，這取決于數運設備、安裝、排練、設備析除及報出所需的時間你的活動結束后，還要再把原會場的家具搬回來，為此也要支付一定的勞務費和其他相關物流費。為防止家具的損壞成丟失，確保給家具辦理適當的保險。另外需要注意的是給裝卸貨的貨車辦理停車許可。
問: 在活動前、活動中及活動后需要安排清潔人員嗎?
答: 不要以為場地方會提供免費的清潔服務。雖然這一條款可以協商，但你要在簽訂合同之前弄清楚。
問: 按規定場地可容納多少人?
答: 了解并遵守場地的額定容量非常重要。使嘉賓人教最大化的其中一個方法是分時段邀請。例如，在請束中寫上早、中晚的活動時間排。這種情況下，每次活動都要有正式的開幕與閉幕儀式，確保所有的客人都會在下一場活動開始前離開。這樣做也有一弊，那就是如果活動時間不具體，內容沒區別，則無法控制客人的離開時間。
某位高級活動的策劃人遭遇的是另一種問題，當時會場人滿為患，需要動用消防部門和警務部門來控制局面，活動差點取消他們告訴客戶說貴賓素質高，不會違反請柬上的要求。第一組請柬要求第一組客人晚上6點到10點參加活動，第二組請柬的活動時間是晚上8點到12點。有經驗的策劃人一定猜到了結局。第一組客人因為孩子玩得正開心而不想離開。
當活動進入高潮，客人玩得很開心的時候，你怎么強迫第一組客人10點鐘離開呢? 即使你可以通過明顯的標記輕易識別客人是屬于哪一組，但是如果客人遲遲不走，難道你還真要下逐客令嗎?
必須遵守會場的容納量，或者分別舉辦兩次或多次活動，這不僅可以保護客人的安全，而且合乎法律，從而避免了一旦發生任何事情，客戶公司、你的公司以及你自己因超員而受到起訴。這種情況的確發生過。一家租來舉辦私人活動的夜總會著了火，死了很多人。一家舞廳因超重而造成地面塌陷，造成了死傷。某包租的小船因船上人太多，超過其負荷而翻船，奪去了很多人的生命。
有很多增加容客量的好辦法。場地的容客量有時是由衛生間設備的數量決定的。例如，如果場地跟一個辦公樓相連，就可以采取增加安保人員的方法開放那里的衛生間。另外，也可以租用高檔流動衛生間設施。
客人的舒適程度也需要格外關注。如果過于擁擠，或者總是要排隊上廁所，他們肯定會失望地離開。
問: 什么是區域管制? 有什么該注意的限制或規定嗎?
答: 了解什么能做什么不能做。你需要跟當地管理部門——消防、衛生、警察和市政工作人員一一聯絡好。比如，如果活動需要使用繩控熱氣球，就得與附近機場達成有關飛機禁飛區的書面協議，這樣可以避免潛在的飛行危險。某公司想要舉辦一個加強團隊建設的水上活動，首先要得到港口警察的允許。為了保證活動的順利進行，救援船只、救援人員以及隨時備用的教援醫療都需要計入活動預算。
問: 有噪聲限制嗎?
答: 如果活動場地在居民小區內，就可能會有噪聲限制。這會影響到活動的結束時間。了解在哪里可以播放音樂以及音量可以調到多大等事宜。例如，某環境優美迷人的城堡，用來舉辦夏季戶外活動是再適合不過了。但由于其地處居民區，晚上10點以后在花園里就不得再進行現場歌舞表演或播放錄音了，并且對于音量也有特別規定。度假村對私人戶外活動也有嗓聲方面的規定，因為他們不希望樂隊的表演時間太晚而打擾其他客人。
問: 需要購買什么保險來保護客人、客戶、你的公司和你自己?
等: 向活動會場、供應商了解保險需求，并與客戶客戶公司律師、所有的人和物都在保險的保護條款之內。確保遵循一切保護程序。例如，對于團隊建設的公司活動，必須讓客人簽署免責書。
切記，如果客人參加體育活動，要在活動后而不是活動前供應酒水飲品。
問: 員工的經驗水平如何?
答: 你肯定想擁有最優秀、最有經驗、最專業的員工。花些時間到活動會場去了解，看是否還存在任何問題。餐廳服務員可以戴耳環、戴唇環或染發嗎? 主辦公司的形象如何? 是否與公司一貫的形象相一致? 與高層管理部門討論所涉及的各項禮儀。明確為活動設定的基調。需要員工表現得友好活潑還是矜持穩重? 管理部門要向員工進行說明。
在執行流程表中要記錄下所有事宜。如果不能保證員工的整體形象與客戶的形象相一致，則需另覓其他會場。在活動當晚布置工作結束前，請管理部門通知相關人員做活動前的最后檢查，并把員工介紹給主要聯系人，通常就是活動策劃人。活動策劃人可借此機會向全體員工就其為活動的成功已做出的和將做出的努力表示感謝。
問:他們之前是否經辦過類似規模的活動? 規模具體有多大?
答: 多方咨詢并與在該活動會場工作過的供應商探討。向其了解之前的活動哪些方面做得不錯，哪些方面有待改進。在某個時間段而并非一整天)的私人活動中，最多接待了多少客人? 他們帶給客人怎樣的體驗?
要求提供證明并詳細說明。他們曾經同誰合作，又取得過什么成績? 將雙方前客戶和供應商的姓名和聯系方式留下來。
問: 作為特殊活動的策劃人，你之前有沒有在這種場所舉辦過類似規模的活動?
答: 你或你的公司有什么切身體驗? 如果你之前舉辦的只是較為小型的活動，那就要了解舉辦一場超過2000人的大型活動需要請誰來幫忙。
不要抱有投機取巧的想法。最好向在這方面有成功經驗的人士請教，而不要勉為其難地去做。可以請有創意的導演來加盟，為你提供創新設計和物流服務; 與你的策劃小組合作，獲取他的專業知識的支持。
一家通常不提供包場酒宴服務的餐廳，在其他會場舉辦的籌款活動中承接了酒宴服務，雖然說他們的餐廳服務達到了五星級標準，但是在該活動中，他們的服務卻有失水準。酒宴服務和餐廳服務是兩個概念。酒宴服務人員通常會在同圍巡視，及時為客人換上千凈的杯子和盤子。在物流工作安排不到位的情況下，這一點就顯得尤其重要。如果在立式招待會上沒有事先規定把用過的餐具放在哪里，那么客人就會隨意放置了。酒宴服務人員本能地知道什么時候該撒掉杯子或遞上紙市，這種細心周到的服務和給當的禮僅是活動成功的基本要素。
問: 某些物品是否需要收走?
答: 如果在活動會場有平時擺放出售的物品，那么要把它們拿走并放到客人看不見的地方，否則客人 會誤以為是活動用品，而你則不得不為此買單。某籌款活動中，客人把架子擺放的商品都當成免費樣品帶走了。
問：消防安全方面有哪些規定你需要辦理什么許可證?活動會場須持有什么許可證？
答:必須了解各相關規定以及由誰負責辦理哪種許可證。別以為活動會場會為你提供所需要的一切。你可能會需要酒水經營許可證、酒吧延時關門許可證(在特殊場合可能需要用到) 或帳篷使用許可證。所有許可證都要備份存檔。
你還要了解消防局所允許的場地最大容納量以及搬走家具或增添衛生間設施對會場產生的影響。要記住，保證活動人數不超過會場最大限量是你的責任，而不是會場的責任。為了安全起見，都有哪些消防通道? 必須保證其暢通無阻。另外，是否需要設置清晰的安全出口標志?
找到新穎的場所和設計獨特的活動內容可以創造出令人難忘的情景，你希望舉辦的每次活動都成為到場客人一年中最難忘的時刻。要勇于嘗新，但之前必須做足功課，做好計劃和準備，必要時聘請專業人士。不要把活動局限于宴會廳，要盡量營造出神奇的效果，但首先要對活動策劃與執行的所有相關情況提前進行準備。記住，不要放過任何細節，如活動場所的地毯要不要送去清洗? 衛生間是否符合標準? 涂漆是否完好? 墻紙呢? 每一方面都不容忽視。這樣做十分必要。要創造出客人自己無法效仿的活動，并盡量使活動與眾不同。
