活動執行會場娛樂安排常見問題解答
發表于：2018/6/13 14:28:44來源：瀏覽次問: 表演什么時候開始? 是否需要一些時間來進行排練?
答:北京活動策劃公司會在合同里詳細說明演員應該什么時候做好準備以及什么時候上場。通常音樂表演或娛樂活動最遲要安排在客人預計到達前15分鐘開始。
這樣，客人就不會遇到冷場。要向演員強調必須在客人到達之前做好準備。要了解當天他們在其他地方是否還有演出? 在兩場演出之間是否留出了充足的時間? 在為你進行演出之后是否還要去趕場? 是否要去趕飛機?
有時，主要演員和特邀發言人也會面臨上述問題。
安排排練時間時，要考慮排練場地是否還有其他人在使用。樂隊開始進行排練的時間是否和負責視聽設備的工作人員檢查音響效果的時間沖突? 排練時，雞尾酒會是否也在招待廳同時進行? 在招待廳是否可以聽見排練的聲音? 是否需要把兩個地方的時間安排重新調整?
問: 活動什么時候結束?
答: 介紹和講話超過計劃時間的幾率是多少? 或許需要預留出一小時的
機動時間。
問: 如果活動達到高潮，是否需要演藝人員延長演出時間?
答: 在某些地方，聚會活動可以持續到凌晨1點，但是必須得到相關部門的批準或者持有特許證。如果主辦方想要延長活動時間，事到臨頭才去打點一切肯定來不及。了解延長演出時間需要支付的費用。必須向樂隊講明，在接到通知前，不要拆走樂器設備。
問:設備的使用狀況如何?
答: 設備是精美的、粗劣的、還是年久失修的? 是否符合公司形象?
是否存在著這樣或那樣的問題? 是否有不雅的圖片或文字? 不要到活動的當天才猛然發現設備的質量不過關。
問: 設備什么時候到? 安裝設備等準備工作需要多長時間?
答: 了解運送設備的方式，以便確定是否需要為卸車停車做出特殊的安排。是否聘用了工會工人、支付了工會費用? 設備安裝是否戰時可以進行?由誰來負責安裝工作一一是樂隊、會場，還是你方? 安裝樂器并進行試音需要多長時間?
如果你所聘用的演藝人員以前從未在該場地演出過，那么安排他們和你一起做一次實地考察。是否有任何需要注意的問題，例如會場沒有電梯，只能走樓梯; 走廊過窄; 有些柱子或吊燈無法避開等2在進行房間布置和餐桌擺放之前，樂器設備必須安裝到位。
設備安裝與會場內進行的其他工作如何協調? 先后次序如何安排?
問: 設備的裝卸是否有特殊要求?
答: 是否需要使用推車? 卸車時是否需要幫手? 如果酒店隸屬工會，這項工作就必須聘用工會的工人來做，要將這部分勞務費計入預算，因為這部分費用會影響到你的成本。需要租用什么設備? 支付哪些費用? 誰有資質使用租來的這些設備? 如果進行房間布置，照明、視聽設備的安裝，娛樂節目的排練等工作的復雜系數高，那么可能需要支付給工會昂貴的費用，有時會高達10萬美元，甚至更高。因此，必須對這些問題進行全面徹底的調查了解，并將相關費用計入預算。娛樂設備的搬運是否需要使用貨用電梯? 是否需要預定貨用電梯的使用時間? 所搬運物品的尺寸與重量是多少? 如果要搬運鋼琴，貨用電梯是否裝得下? 是否需要鋼琴調音器?如果舉辦夢幻冰城主題活動，而為其準備的其中一件樂器是可以自動演奏的冰鋼琴，應該如何搬運? 如何保證鋼琴在搬運、展示或演奏的過程中一直完好無損，不出現任何故障? 要了解娛樂設備所有需要注意的問題，以確保在搬運過程中不出現任何意外。
問:舞臺上是否擺有帶有公司標志的物品?
答: 向經紀人咨詢并復查合同。如果舞臺上擺有公司的產品，某些明星可能會拒絕登臺，因為這樣看起來好像是在為該產品做代言。因此，必須得到對方的書面同意，或者使產品的展臺與表演的舞臺分隔開來。
問: 是否需要化妝間?
答：所需要化妝間的數量與大小各是多少? 是否有特殊要求，例如鏡子、特殊照明、桌椅、衣架、儲物間或茶點等?在一次奧斯卡頒獎晚會上，一位藝人將腰部以上的部分都涂成了金色，活動結束后他需要卸妝。因此對這類情況必須提前了解并做出安排。由誰負責處理此事? 如何處理?
如果娛樂節目里有動物表演——例如在叢林主題活動中，那么會場方應該如何照管動物并確保表演方和動物和客人的安全? 在活動中能見到活生生的小象或小老虎確實令人興奮，但是動物的喂食、飲水等問題以及其他特殊需求應該如何處理?燈光的溫度應該控制在多少度? 是否需要為動物增加防護措施以免受到人為傷害?是否需要為客人增加防護措施以免受到動物的攻擊?如果小老虎逃跑到客人當中應該采取什么措施? 誰負責清掃工作?
問: 是否需要給表演人員提供工作餐和茶點? 他們和客人一起用餐，還是單獨就餐?
答，如果表演人員在化妝間里用餐或用茶點，那么要在化妝間里配置用餐的桌特。演員的用餐時間通常較晚，因此要選擇不易變質的食物。此外，在進行清理工作之前，必須確保演員已經用過餐。
在某次大型籌款活動中，演藝人員還沒來得及用餐，食物就被清理了。由于舉辦活動的地點是在會展中心而非酒店，因此很難再提供新的飯菜。最后他們只能吃一些餐前小吃和涼菜。演員盡心盡力地演出，作為回報，你應該為他們提供最佳的服務來表達你對他們的敬意和感激。為演員提供最佳的服務是聘請演員的先決條件，絕不允許忽略，要在合同的附加條款里清楚地列出。指派專人負責演員的飲食等事項。
問: 如果為演員提供用餐，最好是在什么時間? 是否有特殊需求?
答: 有些演員不習慣在演出前用餐，因此要了解他們是否有任何特殊要求，并指派專人負責處理這方面的問題。在一次大型籌款活動中，有一位明星一直都沒有用餐。原來他是一位素食主義者，而活動中所提供的都是油葷食物。在了解了他的特殊要求之后，員工為他準備了合適的飯菜。這些問題本應該早在活動之前就了解清楚，并進行妥善處理。演員的用餐不一定要和客人的相同。
問:樂隊、模特或其他表演人員是否可以像客人一樣隨時享用酒水飲料或者活動所提供的其他服務?
答:活動中關于著裝和舉止方面的要求必須向簽約演員交代清楚。
要明確演員是否可以乎用活動提供的煙酒招待。演員是否也屬于受邀的客人？
可以邀請你的表演人員參加活動。如果娛樂表演是活動的主題，或許你會巡請演員在演出結束后和客人一起參加活動。例如舉辦戲劇欣賞晚會，可以邀請劇中的部分演員來參加你在演出之后所安排的活動。
如果活動的地點離劇院較遠，要安排專人負責接送演員如果他們接受邀請，則
需要提前了解有哪些特殊要求需要注意。演員可能需要卸裝和換衣服的時間，因此在活動開始前要預留出一定的時間。
問: 如何安排樂隊的休息時間?
答: 提前計劃出樂隊的休息時間。該休息時間是否要和活動的時間安排協調一致? 為了保證演奏的持續性，是安排樂隊成員錯開休息時間，還是在樂隊休息時播放錄音帶? 如果選擇在樂隊休息時播放錄音帶，那么需要播放樂隊自己的樂曲，還是低調的背景音樂?
問: 是否有不宜演奏的歌曲?
答: 了解樂隊的全部歌曲，制訂活動中演奏的曲目表，之后再進行核查。要記住，你是顧客，而顧客就是上帝。如果對方堅持演奏一些歌詞或曲調與活動不合宜的歌曲，那么終止合作關系。無須去遷就那些自大狂。
小貼士
讓表演人員進行試演。爭取到這些演員的演出現場了解情況，注意這些演員和觀眾的互動方式。許多藝人都能提供演唱的光碟，而有一點必須確定，而且必須在合同中注明，即活動當日進行表演的藝人和你事先看到的光碟里的表演者必須是同一人。樂隊成員如果不是原班人馬，演出的質量可能會受到影響。
問: 是否為演藝人員投保? 是否為演出設備投保?
答: 了解演藝人員投保的險種。要為設備或會場可能造成的損壞投保。是否還有其他情況需要投保? 會場方面都有哪些條款?
問: 在演出方面還有什么其他費用需要計入預算？
答: 有一些問題不能不考慮，例如涉及美國作由家、作家與出版商協會、美國廣播音樂協會、加拿大作曲家、作家與音樂出版協會的版稅與版權，用電、排練、加班、演員返場、工作餐以及演員合同中附加條款中的一些款項和條件。附加條款中會包括空運、食宿、設備運輸、化妝間、設備租用、入駐會場、安裝、排練以及其他相關條款。所有這些條款都會產生相關費用，必須計入預算。
所收到的報價中是否包含運費?其中設備運輸是否涉及船運? 用電需要多大功率? 使用活動會場自帶的音響系統還是使用自已的設備? 是否需要各用發電機? 活動會場的電力是否足以滿足活動的所有需要? 不要只考慮娛樂活動的用電需求，也要考慮其他所有可能用電的情況。活動房間和會場內是否還有其他活動舉行?
需要為演員提供什么設備? 如果娛樂活動請來的是音樂節目主持人，舞臺上是否需要擺放桌椅? 是否有足夠的電源插座和加長電線? 如何根據會場中原有插座的位置來設置所需設備? 如何避免電線和插座絆倒客人?在做預算之前要清楚地了解與演員和活動會場所簽訂的合同中都包含哪些條款和要求，以便將必要的費用列入預算。
問: 服裝方面有什么要求? 演員是否得到了通知?
答: 演員應該如何著裝? 他們是身穿演出服前來，還是到達后再換演出服?如果他們使用了人體彩繪或者化妝面積較大，是否需要單獨的盥洗間? 化妝問是否需要采取安保措施? 是否需要上鎖? 是否需要儲物間?
問：一旦發生緊急情況，是否有聯系演員或演員公司與經紀人的固定電話和手機號?
答：必須知道上這人員的電話、手機號。如果在活動當天出現了意外情況，應該能夠知道去找誰、到哪里去找、如何最快找到。演員的演出通常在晚上，因此難以在早晨聯系到他們(他們那時可能在睡覺)。
問: 如何處理客人的要求?
答:在處理客人的要求時必須考慮到各各方面的情況。例如，為了方便客人在招待會上互相結識與交談，你專門安排了低緩的爵士樂，但是有客人要求聽點別利的(如硬派搖滾)，那么你希望主持人如何處理?
改換音樂將會改變整個晚會的基調，之后再想回到原來預期的氛圍則并非易事。
