鄭州會議策劃公司-會議策劃過程中不可忽視的細(xì)節(jié)
發(fā)表于：2020/3/30 15:05:39來源：瀏覽次人們總說，細(xì)節(jié)決定成敗。一場會議的成功舉辦，不僅需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模值牟邉澖y(tǒng)籌，還需要在執(zhí)行方面花費(fèi)功夫。執(zhí)行的過程能夠順利圓滿，一場會議也就成功了一大半。那么，
就給大家整理一下關(guān)于會議執(zhí)行中需要注意的13個小細(xì)節(jié)。
1、在會議開始之前，全局性的總體策劃還得由您來做，做出會議進(jìn)程“時間進(jìn)度表”；
2、如果會議形式比較鄭重，除電話聯(lián)系外，需要以書面文件或通知單、邀請函的形式與各單位聯(lián)系，并取得明確答復(fù)（如書面文件或通知單、邀請函需特殊制作，您還得與印刷廠商協(xié)商處理）
3、會議開始時參與報到工作，作好協(xié)調(diào)工作，分發(fā)資料，同時可以認(rèn)識新朋友，加深與老朋友的關(guān)系。如果與會代表是要交會務(wù)費(fèi)的，您還得負(fù)責(zé)收取會務(wù)費(fèi)
4、取得會議承辦方開出的可提供的服務(wù)項目表，針對所需的服務(wù)與會議承辦方簽署相關(guān)協(xié)議、合同，以法律手段保護(hù)自己的合法權(quán)益。
5、您必須自己制定出會議日程表和會議演講稿及相關(guān)報告內(nèi)容，如果會議內(nèi)容并不涉及內(nèi)部機(jī)密，也可將情況告之會議承辦方，請他們協(xié)助制定。
6、在有了會議承辦方幫助聯(lián)系酒店、機(jī)場、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊等單位的同時，根據(jù)“時間進(jìn)度表”進(jìn)行及時的詢問，落實計劃的進(jìn)度。
7、正式會議開始之前，檢查會場的布置工作（燈光、音響、場形、綠化和特殊設(shè)備），確保萬無一失。
8、報到結(jié)束后，及時通知會議承辦方最準(zhǔn)確的人數(shù)、房間數(shù)，多出或少出的房間及時與酒店協(xié)商解決，避免酒店和您不必要的麻煩。
9、一般情況下以電話通知各單位在何時、何地舉行會議，并確認(rèn)各單位與會代表人數(shù)。
10、制定與公司和此會議的總目標(biāo)相一致財務(wù)預(yù)算，定金一般是先預(yù)交總費(fèi)用的50%，其余費(fèi)用會議結(jié)束時一并解清。
11、與會議承辦方協(xié)商制定出合理的用餐、叫醒、開會時間。
12、做好會議期間的協(xié)調(diào)工作。
13、會議結(jié)束后，根據(jù)實際情況做出此次會議的總結(jié)報告，備檔。
