會展相關活動的種類與策劃
發表于：2018/6/13 12:03:25來源：瀏覽次會展的類別不同,其主體內容也不相同,如展覽會的主體活動是展位中的展示、宣傳、營銷活動。不過，會展相關的活動，如禮賓活動( 開幕式、招待酒會、領導會見等)、交流活動(技術交流、技術講座、學術報告、經濟論壇)、表演活動(產品演示、設備操作、技術表演)、貿易活動(貿易洽談、項目介紹、合同協議、意向簽約儀式)、娛樂活動(參觀訪問、觀看文藝節目、品嘗風味小吃)、等等,也都是不可缺少的內容。以下介紹主要的活動及其策劃。
一.專題會議策劃
在會展的相關活動中,專業研討會、技術交流會、行業會議以及產品發布會等是最常見的會議活動。在策劃專題會議時，關鍵要掌握策劃要點。
1.專業研討會
1) 專業研討會是以研究行業發展動態為主要內容的會議,其策劃要點有以下幾點。
① 會前簡明扼要地向主要發言人與主持人介紹相關情況。
② 事先設計好會議議程。
③ 邀請知名人士主持討論會。
④ 使主要發育人明白你希望他們做什么，
⑤ 明確討論會的性質。
⑥ 合理安排討論會的時間。
⑦ 與主持人討論議程要求。
⑧ 請演講者告訴你他們演講的大致內容，并為你提供適當細節，
⑨ 預先與主持人討論多少人來參加專題討論會最合適。
⑩ 計劃最多的互動人數，準備分會場。
? 預計要用到的演示設備。
? 關于分發材料，要讓他們知道你能做到什么，以及什么無法做到。
? 如果可能，為專業研討會安排一位會議主席，
(2) 有些專業討論會，可以通過圍繞中心議題進行動式討論，從而收到良好的研討效果，不過，這種專業討論會對組織者的要求較高，在策劃上需意的要點有以下幾點。
① 在整個會議中最恰當的時候安排討論。
② 確保這個議程的時間長度合適。
③ 考慮多少人參加合適。
④ 明確會議目標。
⑤ 提供必需的設備。
⑥ 安排一位會議主席或是總結發言人來掌控全程。
⑦ 用一些刺激手段來引發議論。如一小段錄像。
⑧ 房間布置要保證能夠進行最大規模的討論。
⑨ 使討論的結果有機會得以反饋。
2.技術交流會
技術交流會是以技術的交流和傳播為主要內容的會議。這類會議是與會者就大家共同關心的領域和能引領合作事業，或是未來伙伴關系的框架進行研討。其策劃的要點有以下幾點
(1) 考慮合理安排會議時間。
(2) 不要強擠時間來安排活動。
(3) 事前當眾宣傳會議,要知道這個機會也許還有利于會議登記。
(4) 考慮設立“交流會”布告牌。
(5) 如果合適,與會議主席或主持人一起為會議構建框架，推進會議的進行。
(6) 考慮提供茶點。
(7) 不要強迫人們參加討論交流會。
(8) 要考慮到那些也許不屬于交流范圍內的人。
3.行業會議
行業會議一般是由行業協會或者政府主管部門組織舉辦，行業協會員或者該行業有關企業多加的會議。
行業會議在策劃上有三個方面的中心任務，即會議的主題、議題和籌備方案。值得注意的是，行業會議的籌備方案有一些自己的特點。如有些會議舉辦時間、規明，場所固定，但召開方式靈活等。
4.產品發布會
產品發布會是以發布新產品或者是有關新產品信息為主要內容的會議活動。在發布形式上,可采取新聞發布會、記者招待會、情況通報會、記者通氣會、政策說明會、技術推介會、產品推介會以及成果發布會等類型,這些類型在內容和形式上常常互相交叉,又各具特點。
產品發布會的策劃要點有:
(1) 明確目的。
(2) 確定口徑和發布方式。
(3) 選擇時機。
(4) 確定對象。
(5) 發出邀請和接受報名。
(6) 確定主持人和發言人。
(7) 準備有關材料。
(8) 布置會場。
(9) 安排翻譯。
(10) 收集媒體的報道。
